Ведете бізнес з фізичними особами-підприємцями (ФОП) і не знаєте, чи потрібно показувати всі виплати у формі 4ДФ ? Це одне з найпоширеніших запитань, що турбує українські компанії. Розуміння ролі податкового агента та правил відображення виплат ФОПам є критично важливим для уникнення штрафів.
Чому ваша компанія має звітувати про виплати ФОПам?
Навіть якщо ФОП самостійно сплачує податки (наприклад, перебуває на спрощеній системі оподаткування), ваша компанія, як юридична особа, все одно виконує функцію податкового агента. Це ключовий момент у взаємодії з ФОПами.
Обов’язки податкового агента за Податковим кодексом
Згідно з Податковим кодексом України, податковий агент – це компанія, яка зобов’язана не просто виплачувати гроші, а й:
- Вести облік усіх виплат, здійснених на користь фізичних осіб, включаючи ФОПів.
- Подавати відповідну податкову звітність до Державної податкової служби.
Тобто держава покладає на вас, як на юридичну особу, обов’язок “інформувати” її про те, кому і скільки ви заплатили. Це дозволяє податковій службі бачити повну картину руху коштів і контролювати доходи, які отримують ФОПи.
Які виплати потрібно відображати?
Перелік виплат ФОПам для відображення в 4 ДФ
Абсолютно всі! Йдеться про будь-які кошти, які ваша компанія виплачує ФОПу за:
- Придбані товари: Наприклад, якщо ви купили сировину, матеріали чи готову продукцію у ФОПа.
- Виконані роботи: Якщо ФОП здійснював для вас будівельні, ремонтні, монтажні роботи тощо.
- Надані послуги: Це можуть бути консультаційні, юридичні, бухгалтерські, маркетингові, транспортні, освітні та будь-які інші послуги, отримані від ФОПа.
Навіть якщо ФОП є платником єдиного податку – все одно звітувати?
Так, абсолютно! Це дуже часте запитання. Багато хто думає: “Якщо ФОП на єдиному податку, то я нічого не винен, і звітувати не потрібно”. Це невірно.
Чи потрібно утримувати ПДФО та військовий збір з ФОП єдинника?
Дійсно, якщо ФОП є платником єдиного податку, то ви не утримуєте з його доходу податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір. Цей податок він сплачує самостійно як єдиний податок. Проте, обов’язок повідомити податкову про факт виплати залишається.
Необхідні документи від ФОП для неутримання податків
Для того, щоб ваша компанія могла законно не утримувати ПДФО та військовий збір, ФОП зобов’язаний надати вам:
- Копію виписки або витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, що підтверджує його державну реєстрацію як ФОП.
- Якщо ФОП є платником єдиного податку – копію витягу з реєстру платників єдиного податку.
Ці документи є вашим підтвердженням того, що ви маєте право не утримувати ці податки, посилаючись на статус ФОПа.
Як саме відображати виплати у формі 4ДФ?
У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, виплати ФОПам відображаються з ознакою доходу “157”.
Код ознаки доходу 157 у 4ДФ: що це означає?
При заповненні звіту 4ДФ у відповідній графі, де зазначається вид доходу, ви просто ставите код “157” навпроти суми виплати конкретному ФОПу. Це стандартизована позначка, яка інформує податкову про характер виплати – “Дохід, виплачений самозайнятій особі”.
Чому ігнорувати цей обов’язок не варто ?
Неподання або несвоєчасне подання форми 4ДФ, а також подання її з помилками, може призвести до штрафних санкцій з боку податкової служби. Ці штрафи можуть бути значними, тому дотримання цього правила є не лише вимогою закону, а й способом уникнути зайвих фінансових ризиків для вашого бізнесу.
Які штрафи за порушення подання 4ДФ у 2025 році?
Згідно з Податковим кодексом України (ПКУ), за порушення подання форми 4ДФ передбачено такі основні штрафи:
- Неподання або несвоєчасне подання:
За кожне неподання або несвоєчасне подання форми 4ДФ (або інших звітів, пов’язаних з податками, що утримуються податковим агентом) передбачається штраф у розмірі 1020 грн.
За ті самі дії, вчинені податковим агентом, до якого протягом року вже було застосовано штраф за таке порушення, розмір штрафу зростає до 2040 грн за кожне таке неподання/несвоєчасне подання. - Подання з помилками (недостовірні відомості):
За подання форми 4ДФ з недостовірними відомостями або помилками, якщо такі помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань, або зміни платника податку, передбачено штраф у розмірі 1020 грн.
При повторному порушенні протягом року – 2040 грн.
Важливо: Штраф не застосовується, якщо недостовірні відомості або помилки були виправлені самостійно податковим агентом до початку перевірки або під час такої перевірки. Також штраф не накладається, якщо помилки не призвели до зміни суми податкових зобов’язань та не вплинули на ідентифікацію платника податку. - Ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) ПДФО/військового збору:
Хоча для ФОП-єдинників ви, як податковий агент, не утримуєте ці податки, важливо пам’ятати, що за неналежне виконання функцій податкового агента (наприклад, якщо виплатили ФОПу, який не надав підтверджуючих документів) можуть бути накладені значніші штрафи. Розмір штрафу становить 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті.
При повторному порушенні протягом 1095 днів – 50%.
При третьому і більше порушенні протягом 1095 днів – 75%. - Адміністративна відповідальність:
Крім фінансових штрафів, передбачена адміністративна відповідальність для посадових осіб підприємства за порушення порядку ведення податкового обліку. Розмір штрафу може становити від 34 грн до 170 грн, а за повторне порушення – від 170 грн до 255 грн.
Пам’ятайте: Своєчасна та коректна подача звітності, а також ретельна перевірка даних, є ключем до уникнення цих неприємних санкцій. Всі розміри штрафів можуть бути переглянуті законодавством, тому завжди посилайтеся на актуальні положення Податкового кодексу України.
Підсумок
Взаємодія з ФОПами є зручним та ефективним інструментом для багатьох компаній. Однак важливо пам’ятати про податкові зобов’язання, що виникають при таких операціях. Ваша компанія, як податковий агент, зобов’язана відображати абсолютно всі виплати фізичним особам-підприємцям у формі 4ДФ, незалежно від їхньої системи оподаткування. Це забезпечує прозорість та відповідність податковому законодавству, а також дозволяє уникнути неприємних наслідків, включаючи значні штрафи за неподання 4ДФ або подання з помилками.
Плануєте старт власної справи або шукаєте фахівців для підтримки вже існуючого бізнесу?
Ми пропонуємо комплексний супровід — від консультацій та реєстрації під ключ до повного пакету послуг: ведення ТОВ, ведення ФОП, а також інші послуги бухгалтера.
Наші спеціалісти забезпечують точність, увагу до деталей і глибоке розуміння ваших потреб. Ви отримаєте професійний юридичний та бухгалтерський супровід на кожному етапі — від створення компанії до впевненого щоденного управління.
