З 26 лютого 2025 року в Україні діє оновлена форма повідомлення про прийняття працівника на роботу. Ця важлива зміна, запроваджена постановою Кабінету Міністрів України №184, має на меті покращити облік працевлаштованих осіб, зокрема іноземців та осіб без громадянства. Розберімось, саме змінилося, як правильно діяти роботодавцям і які наслідки можуть бути за недотримання нових правил.
Ключове нововведення: Графа “Громадянство” у формі повідомлення
Найважливішою зміною в оновленій формі повідомлення про прийняття працівника на роботу є поява графи 9 “Громадянство” у табличній частині повідомлення. Це розширює форму з 11 до 12 граф. Головна мета – чітке розрізнення між громадянами України, іноземцями та особами без громадянства, які офіційно працевлаштовуються.
Як правильно заповнювати нову графу “Громадянство”?
Заповнення графи “Громадянство” просте, але вимагає уважності:
- “0” – якщо ваш новий працівник є іноземцем або особою без громадянства.
- “1” – якщо працівник є громадянином України.
На підставі чого вказувати громадянство працівника?
Для коректного заповнення цієї графи спирайтеся на документи, які працівник надає під час працевлаштування. Пам’ятайте, що згідно зі статтею 24 Кодексу законів про працю (КЗпП), працівник зобов’язаний надати паспорт або інший документ, що посвідчує особу.
- Для громадян України підтвердженням слугують: паспорт громадянина України (внутрішній або для виїзду за кордон), тимчасове посвідчення громадянина України, дипломатичний/службовий паспорт, посвідчення особи моряка/члена екіпажу, посвідчення особи на повернення в Україну. Якщо працівник надає один із цих документів, сміливо ставте “1”.
- Для іноземців та осіб без громадянства підтвердженням є дійсний паспортний документ, виданий уповноваженим органом іноземної держави або ООН, який визнається Україною. Також украй важливо перевірити наявність візи типу D, якщо це передбачено законодавством. Без належних документів працевлаштовувати іноземця не можна, і відповідно, ставити “0” у графі “Громадянство” без їх перевірки також недопустимо.
Процедура подання повідомлення за новою формою: Електронний та паперовий варіанти
Оновлення електронних форматів для подання повідомлення через сервіси Державної податкової служби (ДПС) зазвичай займає певний час. Роботодавцям важливо знати, як діяти в перехідний період.
- Електронне подання: Навіть якщо новий електронний формат (раніше J3001004 для юридичних осіб та F3001004 для фізичних осіб) ще не доступний, рекомендується подавати повідомлення за чинною електронною формою. Важливо не зволікати з поданням, адже своєчасність є пріоритетом. Практика показує, що ДПС зазвичай не вимагає повторного подання після появи нових форматів.
- Паперова форма: Якщо ви не бажаєте ризикувати або маєте об’єктивні технічні труднощі з електронним поданням, можете подати повідомлення на папері. Це можливо вже з 26.02.2025, використовуючи форму з новою графою. Однак зверніть увагу: паперове подання можливе лише за відсутності технічної можливості електронного, і воно має супроводжуватися електронною копією.
Терміни подання повідомлення про прийняття на роботу: Залишаються незмінними
Терміни залишаються незмінними та критично важливими: повідомлення необхідно подати не раніше дати видання наказу про прийняття на роботу, але обов’язково до початку фактичної роботи працівника. Недотримання цього терміну може мати серйозні наслідки для роботодавця.
Штрафи за неподання або несвоєчасне подання повідомлення: Що загрожує роботодавцю?
Несвоєчасне подання або неподання повідомлення може призвести до штрафів, хоча під час воєнного стану діють певні послаблення:
- Фінансові санкції (ст. 265 КЗпП): За неподання чи несвоєчасне подання повідомлення про прийняття на роботу передбачається штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати. Проте, у період дії воєнного стану, якщо виявлені порушення були усунені у повному обсязі та вчасно (за приписом інспектора), фінансові штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються. Це означає, що якщо повідомлення було подано, навіть із запізненням, фінансової відповідальності, скоріш за все, вдасться уникнути.
- Адміністративна відповідальність (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення – КУпАП): Цей штраф накладається на посадових осіб роботодавця за порушення трудового законодавства. Держпраці раніше трактувала неподання повідомлення як серйозне порушення, прирівнюючи його до неоформлення працівника, що тягло за собою штраф від 8 500 до 17 000 грн. Хоча існує думка, що це має бути менший штраф (від 510 до 1 700 грн) за “інші порушення”. Адміністративний штраф може бути застосований протягом 2 місяців з дня вчинення правопорушення або, у випадку триваючого порушення, не пізніше 2 місяців з дня його виявлення.
(Читайте також: Отримання ліцензій на роздрібну торгівлю алкоголем та тютюном)
Важливі рекомендації для роботодавців: Як уникнути проблем
Оновлення форми повідомлення про прийняття на роботу є важливою зміною, яку необхідно враховувати всім роботодавцям. Щоб уникнути штрафів та проблем з контролюючими органами, дотримуйтесь цих простих, але ефективних рекомендацій:
- Будьте уважними при заповненні нової графи “Громадянство”. Це ключовий елемент нової форми.
- Ретельно перевіряйте документи, що посвідчують особу та громадянство працівника, особливо для іноземців та осіб без громадянства. Це допоможе уникнути помилок.
- Подавайте повідомлення своєчасно — обов’язково до початку фактичної роботи працівника. Це найважливіша умова.
- Не зволікайте з електронним поданням, навіть якщо новий формат ще не доступний у програмному забезпеченні ДПС. Своєчасність важливіша за ідеальний формат.
- У разі об’єктивних технічних труднощів використовуйте паперовий варіант з обов’язковою електронною копією.
Дотримуючись цих рекомендацій, ви зможете забезпечити коректний облік працевлаштованих осіб на підприємстві та уникнути можливих юридичних та фінансових проблем.
Плануєте відкривати бізнес або шукаєте надійних партнерів для його супроводу? Ми допоможемо вам з усім — від професійної консультації щодо реєстрації ТОВ до ведення ТОВ та кадрового обліку. Також надаємо повний юридичний супровід для бізнесу. Наші спеціалісти працюють чітко, з увагою до деталей і глибоким розумінням вашого запиту. Ви отримаєте підтримку на кожному етапі — від ідеї до впевненого щоденного ведення справ.
