Штатний розпис 2025: зразок, заповнення, зміни

08.05.2025 від Михайло Гуменчик

Це питання викликає неабиякий резонанс серед роботодавців, бухгалтерів та юристів. Дата 28 серпня 2025 року пов’язана з набранням чинності Закону України “Про особливості регулювання підприємницької діяльності окремих видів юридичних осіб та їх об’єднань у перехідний період” від 09.01.2025 № 4196-IX (далі – Закон № 4196-IX), що передбачає скасування Господарського кодексу України (ГКУ). Саме у статті 64 ГКУ містилася пряма норма, яка зобов’язувала підприємства мати штатний розпис. Давайте детально розберемося у всіх юридичних та практичних аспектах цього питання.

Скасування Господарського кодексу України: вплив на штатний розпис

Ключовим моментом у цьому питанні є те, що Закон № 4196-IX дійсно скасовує Господарський кодекс України з 28 серпня 2025 року. Пункт 3 статті 64 ГКУ прямо визначав, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Отже, формальна вимога щодо обов’язковості наявності штатного розпису, яка була закріплена саме в ГКУ, з 28 серпня 2025 року втрачає свою юридичну силу.

Проте, важливо зазначити, що ані Кодекс законів про працю України (КЗпП), ані інші нормативно-правові акти, що регулюють трудові правовідносини, не містять прямої згадки про штатний розпис як обов’язковий документ. Історично, штатний розпис існував на підприємствах, установах, організаціях і до набрання чинності ГКУ, виконуючи важливі функції кадрової документації.

Чи стане штатний розпис необов’язковим? Аналіз для комерційних та бюджетних установ

Ні, скасування ГКУ не означає автоматичного повного скасування штатного розпису. Хоча з 28 серпня 2025 року юридична вимога ГКУ щодо його обов’язковості зникне, це не виключає його подальшого використання.

Для комерційних підприємств: Після 28 серпня 2025 року комерційні підприємства самостійно вирішуватимуть, чи потрібен їм штатний розпис. Це означає, що вони можуть як відмовитися від нього, так і продовжувати використовувати його у своїй діяльності. Відсутність прямої законодавчої вимоги не є забороною. Роботодавці можуть розробити інші внутрішні документи, які вирішуватимуть питання організації структури, чисельності працівників та оплати праці (наприклад, положення про структуру та штати, деталізовані трудові договори). Однак, варто врахувати, що штатний розпис є зручним та усталеним інструментом для цих цілей, і відмова від нього може створити певні незручності в організації роботи та кадровому обліку. Для ФОП, які традиційно не зобов’язані мати штатний розпис, нічого не зміниться.
Для бюджетних установ: Ситуація з бюджетними установами відрізняється. Типова форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 № 57. Без внесення змін до цього нормативно-правового акту, бюджетні установи продовжуватимуть формувати та затверджувати штатні розписи. Тобто, для них обов’язковість цього документа залишається.

Штатний розпис: аргументи “за” та “проти” збереження в 2025 році

Навіть за умови скасування формальної обов’язковості, штатний розпис має низку переваг, що роблять його цінним інструментом для управління персоналом.

Аргументи на користь збереження штатного розпису:

Систематизація та чіткість: Штатний розпис є ключовим інструментом для систематизації організаційної структури, визначення кількості штатних одиниць, назв посад згідно з Класифікатором професій, розмірів посадових окладів, надбавок та доплат. Він забезпечує прозорість у питаннях оплати праці та кадрової політики.
Основа для кадрових документів: Він є базою для розробки посадових інструкцій, наказів про прийняття на роботу, переведення, звільнення. Забезпечує відповідність назв посад вимогам, що є важливим для ведення трудових книжок (у тому числі електронних) та подання звітності.
Контроль з боку державних органів: Хоча пряма вимога з ГКУ зникне, органи контролю (наприклад, Держпраці) можуть продовжувати звертати увагу на наявність та зміст документів, що регулюють структуру та оплату праці на підприємстві. Штатний розпис може слугувати доказом дотримання трудового законодавства.
Зручність в управлінні: Для великих підприємств зі складною структурою та значною кількістю працівників, штатний розпис залишається ефективним інструментом для планування та управління персоналом.
Аргументи проти обов’язковості штатного розпису (з точки зору роботодавця):
Зменшення бюрократії: Скасування обов’язковості може спростити діяльність підприємств, зменшивши кількість обов’язкових до оформлення документів.
Гнучкість: Підприємства отримають більше гнучкості у формуванні своєї структури та визначенні умов праці, не будучи жорстко прив’язаними до формального документа.

Рекомендації для роботодавців щодо штатного розпису після 28 серпня 2025 року

Незважаючи на формальне скасування юридичної вимоги ГКУ щодо обов’язковості штатного розпису з 28 серпня 2025 року, більшість фахівців рекомендують підприємствам не поспішати відмовлятися від цього документа.

Продовжувати затверджувати та використовувати штатний розпис: Це забезпечить чіткість у кадрових питаннях, спростить взаємодію з працівниками та контролюючими органами. Це вже усталений і зрозумілий інструмент для кадрового обліку.
Бути готовими до роз’яснень: Ймовірно, державні органи, зокрема Держпраці, нададуть додаткові роз’яснення щодо цього питання. Слідкувати за такими роз’ясненнями та офіційними листами.
Оцінити внутрішні потреби: Кожне підприємство має самостійно оцінити, наскільки штатний розпис є необхідним для його конкретних потреб та ефективного функціонування.
Розглянути альтернативи: У разі відмови від штатного розпису, розробіть інші внутрішні документи (наприклад, положення про структуру підрозділів, внутрішні накази з визначенням чисельності та окладів, деталізовані трудові договори), що виконуватимуть його функції.

Висновок

З 28 серпня 2025 року штатний розпис для комерційних підприємств втрачає статус обов’язкового документа згідно з прямою нормою закону. Однак це не робить його недійсним або забороненим. Його використання стане питанням управлінської доцільності та внутрішньої політики кожного окремого підприємства, за винятком бюджетних установ, для яких він залишається обов’язковим до внесення змін у відповідні нормативно-правові акти. Роботодавцям рекомендовано зважити всі “за” і “проти” та прийняти обґрунтоване рішення, враховуючи специфіку своєї діяльності та можливі ризики. Будьте готові до нових реалій трудового законодавства у 2025 році!

Поширені запитання у цій темі

Яка дата скасування Господарського кодексу України? Господарський кодекс України скасовується з 28 серпня 2025 року відповідно до Закону України № 4196-IX.

Чи обов’язковий штатний розпис для ТОВ після 28.08.2025 ? Ні, для ТОВ та інших комерційних підприємств штатний розпис перестає бути обов’язковим згідно з прямою нормою закону, але його використання залишається доцільним і рекомендованим.

Як зміниться ведення кадрового обліку без штатного розпису ? Якщо підприємство відмовиться від штатного розпису, воно повинно буде використовувати інші внутрішні документи (наприклад, деталізовані трудові договори, положення про структуру) для регулювання чисельності працівників, посад та оплати праці.

Де знайти типову форму штатного розпису для бюджетних установ ? Типова форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 № 57.

Що робити, якщо підприємство вирішить відмовитись від штатного розпису ? Важливо розробити та затвердити інші внутрішні документи, які чітко регламентуватимуть організаційну структуру, перелік посад та умови оплати праці, щоб уникнути можливих питань від контролюючих органів та працівників.

(Читайте також: Оновлена форма повідомлення про прийняття працівника на роботу)

Плануєте відкрити бізнес чи потребуєте супроводу?

Звертайтесь до нас, якщо вам потрібні:

Наші фахівці мають досвід і знання, щоб допомогти вам на кожному етапі. Працюємо чітко, надійно та з увагою до деталей.