м. Львів, вул. Водогінна 2, офіс 420 Пн-Пт 9.00-18.00 info@mcg-lv.com +38 (050) 317 60 01 +38 (067) 290 69 88 Зустрітись

Строки зберігання первинних документів

від Admin

Усі платники податків мають бути ознайомлені з інформацією, що безпосередньо стосується плати податків. Таким чином вдасться уникнути штрафів та будь-яких неприємних ситуацій з контролюючими органами, що можуть виникнути в разі виявлення неправильної роботи з документами, з регістрами бухобліку, обліком доходів та витрат і т.д. Зокрема, важливою є інформація про первинні документи.

Як сказано у статті першого Закону про бухоблік, у первинних документах знаходиться інформація про господарську операцію, яка у свою чергу є основою для ведення бухгалтерського обліку.

Первинні документи існують у письмовій та у електронній формах. Обидва такі випадки правильні, та в обох потрібні підписи, для електронної форми документів актуальний електронний цифровий підпис.

Які дані повинні містити первинні документи

Документи такого характеру мають обов’язково містити певні реквізити, а також – додаткові (необов’язкові).

До обов’язкових реквізитів відносяться:

  • Назва документу;
  • Назва підприємства;
  • Дата, коли був складений документ;
  • Одиниця виміру виконаної господарської операції та в чому полягає її зміст;
  • Посади осіб, які були відповідальні за проведену господарську операцію;
  • Особистий підпис одної з осіб, що були відповідальні.

До необов’язкових реквізитів відносяться:

  • Номер документу;
  • Ідентифікаційний код, що належить підприємству;
  • Причина проведення господарської операції, тощо.

Варто зауважити, що платники податків мають формувати показники податкової звітності, базуючись на первинній документації, регістрах бухгалтерського обліку та регістрах фінансової звітності. Без вище перерахованих документів формування показників податкової звітності заборонене.

(Читайте також: Закриття ФОП)

Строки зберігання документів

Те, яким повинен бути термін зберігання документів, визначає спеціальний нормативно-правовий акт з даних питань. Такий акт затверджує центральний орган виконавчої влади. Варто звернути увагу, що період зберігання залежить від того, чи були документи перевірені контролюючими органами, чи така перевірка була завершена і чи немає процедури адміністративного оскарження, пов’язаного з її результатами.

У випадку коли перевірка була закінчена, термін зберігання – 3 роки. Він починає рахуватися з 01.01. наступного року після завершення документу. Тобто якщо документація була закінчена діловодством у 2019 році, початок періоду її зберігання датується 01.01.2020 і, відповідно, триває до 01.01.2023. Якщо первинні документи свідчать про фінансові операції, а також якщо у них міститься інформація про проведення таких операцій, їх слід зберігати 5 років (не менше). У випадку якщо платник податків не дотримався строків зберігання документів на підприємстві, з нього стягується штраф.

Хто несе відповідальність за порядок зберігання документів і де саме вони повинні зберігатися

Надзвичайно важливо, щоб фіксуванню фактів усіх господарських операцій, організації бухгалтерського обліку та веденню звітності приділялось достатньо уваги. Усі ці процеси мають бути виконані максимально точно й акуратно. Відповідальність за них несуть власник (або власники) підприємства чи особа, яка здійснює процес керівництва підприємством. Це здійснюється відповідно до третьої частини восьмої сторінки Закону про бухоблік.

Звісно, для збереження первинної документації власник повинен створити усі необхідні умови. Зазвичай вони зберігаються у закритих шафах бухгалтерії під відповідальністю головного бухгалтера або людини, що була уповноважена на це головним бухгалтером. У той же час бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, оскільки доступ до них має бути досить обмежений.

Очевидно, що для контролю кількості документації періодично проводиться знищення старих документів, які вже не мають високої цінності. Цей процес також має свої правила. Документи для знищення вилучаються тільки після попередньої експертизи їх цінності. Така експертиза проводиться щорічно, без неї знищення важливих паперів вважається незаконним.

Що слід робити, якщо первинні документи втрачено

Така ситуація є вкрай небажаною, однак може трапитися, тому керівник підприємства повинен знати, що робити у таких випадках. У першу чергу потрібно у письмовій формі повідомити правоохоронні органи про наявну проблему. Після цього керівник наказом збирає комісію, до якої входять органи охорони, державного пожежного нагляду та слідчі органи. Комісія збирається для того, щоб вдалося встановити які саме документи були втрачені і провести розслідування яким чином це сталося. Після засідання створюється акт, у який вносяться результати проведеного засідання. Копія акту відправляється органу сфери управління підприємства та органу ДФС впродовж 10-и днів.

У підсумку можна сказати, що найбільш правильним рішенням буде відповідальне ставлення до первинної та вторинної документації, до сплати податків, а також – суворе дотримання норм згідно з чинним законодавством.

Якщо вам необхідна допомога у відкритті бізнесу, консалтингові, послуги бухгалтера, юридичні послуги для бізнесу чи ведення кадрового обліку – звертайтесь! Фахівці нашої компанії зможуть вам допомогти.

Робочі кейси

Застрахована фінансова відповідальність

Ми несемо відповідальність, передбачену умовами договору. Застрахована фінансова відповідальність на суму 500 000 грн. Повернутись…

Читати

Навіщо розміщувати світлину в резюме ?

Світлина в резюме потрібна для того, щоб роботодавець міг уявити, як претендент виглядає “наживо”. Це…

Читати

Чи варто віддавати бухгалтерію на аутсорсинг?

Сформувавши власний бухгалтерський відділ, керівники підприємств дуже часто розчаровуються в якості ведення бухгалтерії. Можливі найрізноманітніші…

Читати
Переглянути всі