Призначення нового директора підприємства – це відповідальний та багатогранний процес, що вимагає ретельного документального оформлення та глибокого розуміння всіх юридичних аспектів. Хоча директор є найманим працівником, і на нього поширюються загальні норми Кодексу законів про працю України (КЗпП), для цієї посади існують свої унікальні особливості. У цій статті ми розглянемо детальний алгоритм дій та ключові моменти, які необхідно врахувати при оформленні директора у 2025 році.
Загальні засади оформлення трудових відносин з директором ТОВ
Найпоширенішою організаційно-правовою формою підприємств в Україні є Товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ). Саме на його прикладі ми детально розглянемо процедуру прийняття директора на роботу.
Згідно зі статтею 30 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» (Закон №2275), Загальні збори учасників ТОВ мають право вирішувати будь-які питання діяльності товариства. До їхньої виключної компетенції належить обрання одноосібного виконавчого органу (директора) або членів колегіального виконавчого органу, а також встановлення розміру їхньої винагороди.
Важливо: Перш ніж призначити директора, переконайтеся, що статут підприємства чітко передбачає наявність одноосібного виконавчого органу (директора). У статуті також можна деталізувати повноваження директора, порядок його призначення та звільнення. Якщо статутом передбачено укладення контракту з директором, такий контракт має бути обов’язково розроблений та підписаний. Контракт може деталізувати термін найму, права, обов’язки, відповідальність, умови матеріального забезпечення та звільнення, що дозволяє не розписувати ці нюанси в статуті.
Слід пам’ятати, що директор – це найманий працівник, і йому обов’язково має виплачуватися заробітна плата з дотриманням усіх мінімальних гарантій, передбачених трудовим законодавством. Відмова директора від зарплати або її невиплата суперечить закону. Якщо ви хочете, щоб один із засновників виконував обов’язки директора на безоплатній основі, створювати посаду директора не потрібно, а це рішення має бути зафіксоване у протоколі Загальних зборів засновників.
Покроковий алгоритм прийняття директора на роботу: 9 ключових кроків
Ось детальний алгоритм дій під час прийняття директора на роботу:
1. Рішення власників про призначення: Процес призначення директора починається з рішення Загальних зборів учасників (для ТОВ з кількома учасниками) або письмового рішення єдиного учасника (для ТОВ з одним учасником). Це рішення фіксується у протоколі Загальних зборів або письмовому рішенні. У документі обов’язково зазначається особа, яка призначається на посаду директора, та дата початку її повноважень.
2. Внесення відомостей до ЄДР: Після ухвалення рішення про призначення директора, необхідно внести відповідні відомості до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР). Для цього подається заява за формою 2, затвердженою Наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2016 №3268/5. До ЄДР вносяться прізвище, ім’я, по батькові директора, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН) або серія та номер паспорта, контактна інформація та дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи.
3. Подання документів для працевлаштування: Майбутній директор має подати кадровій службі (або особі, відповідальній за кадрову роботу) такі документи, згідно з частиною 2 статті 24 КЗпП:
Паспорт або інший документ, що посвідчує особу (паперовий паспорт, ID-картка або е-паспорт у мобільному застосунку “Дія”).Трудова книжка (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.
Документ про освіту, стан здоров’я, військово-обліковий документ та інші документи – у випадках, передбачених законодавством.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН), якщо особа не відмовилася від нього.
4. Укладення контракту (за потреби): З директором може бути укладений як контракт, так і звичайний трудовий договір. Контракт є особливою формою трудового договору, що дозволяє детально прописати індивідуальні умови роботи, права, обов’язки та відповідальність сторін. Від імені товариства контракт підписує особа, уповноважена на це Загальними зборами учасників.
5. Складання наказу про прийняття на роботу: Навіть якщо було укладено контракт, видання наказу про прийняття на роботу є обов’язковим. Цей наказ підписує сам новий директор, і в ньому він констатує початок виконання своїх трудових обов’язків. Підставою для наказу є рішення засновників (учасників) та, за наявності, укладений контракт. Дата наказу не може бути ранішою, ніж дата протоколу Загальних зборів (або рішення єдиного учасника) та/або дата укладання контракту.
6. Оформлення особової картки П2: Для обліку працівника необхідно оформити особову картку за типовою формою №П-2. Хоча Наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656, що затверджує цю форму, не встановлює прямого обов’язку її використання, вона залишається найбільш зручним і зрозумілим документом для групування інформації про працівника.
7. Формування особової справи: Після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу формується особова справа директора. Порядок її формування регламентується пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених Наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
8. Ознайомлення працівника з локальними актами: Директор, як і будь-який найманий працівник, має бути ознайомлений з локальними нормативними актами підприємства, що стосуються трудового розпорядку, охорони праці тощо (стаття 29 КЗпП). Якщо підприємство щойно створене, директор може сам затверджувати ці акти. Спосіб ознайомлення та його підтвердження обирається підприємством самостійно, з урахуванням можливостей електронної комунікації в умовах воєнного стану.
9. Повідомлення ТЦК про прийняття на роботу: Підприємства зобов’язані повідомляти Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) про призначення або звільнення керівників за формою, що міститься в Додатку 1 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від1 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487). Якщо директор є військовозобов’язаним, призовником або резервістом, про нього також необхідно повідомити ТЦК та СП за Додатком 4 до Порядку №1487 протягом семи днів з дня видання наказу про прийняття на роботу. Повідомляти податкову службу про прийняття директора на роботу не потрібно, оскільки ці відомості вона отримує з ЄДР.
Часті запитання щодо оформлення директора
• Чи можна призначити директора без зарплати ?
Ні, директор є найманим працівником, і йому обов’язково має виплачуватися заробітна плата з дотриманням усіх мінімальних гарантій, передбачених трудовим законодавством. Відмова від зарплати або її невиплата суперечить закону.
• Які документи потрібні для призначення директора ?
Для призначення директора знадобляться рішення власників (протокол Загальних зборів), заява до ЄДР за формою 2, паспорт, трудова книжка (або відомості про трудову діяльність), документ про освіту, військово-обліковий документ (за потреби) та ІПН.
• Чи потрібно повідомляти податкову про прийняття директора ?
Ні, повідомляти податкову службу про прийняття директора на роботу не потрібно, оскільки ці відомості вона отримує автоматично з Єдиного державного реєстру.
• Яка відповідальність за неправильне оформлення директора ?
Неправильне оформлення трудових відносин, у тому числі з директором, може призвести до адміністративної відповідальності (штрафів), а також до визнання відносин такими, що суперечать законодавству, з усіма наслідками для підприємства та посадових осіб.
Підсумок
Оформлення директора на роботу в Україні вимагає чіткого дотримання законодавчих норм та послідовного виконання всіх необхідних кроків. Дотримання вищезазначеного алгоритму дозволить уникнути юридичних ризиків та забезпечити коректне функціонування підприємства. Пам’ятайте, що своєчасне оновлення інформації в ЄДР та належне ведення кадрової документації є запорукою успішної діяльності вашої компанії.
Додаткові джерела та корисні посилання:
• Кодекс законів про працю України
• Закон України “Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю”
• Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів
